Der Online-Workshop „Digitalisierung des kommunalen Sitzungsdienstes“ zeigt, wie kommunale Verwaltungen ihre Sitzungsorganisation effizient und papierlos gestalten können. Die Teilnehmer lernen, wie sie durch den Einsatz moderner digitaler Tools und Plattformen den Sitzungsdienst vereinfachen und optimieren können. Praxisnahe Beispiele und Handlungsempfehlungen zeigen, wie die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse erfolgreich gelingt und Mehrwerte für alle Beteiligten schafft.
Zielgruppe:
Dieser Workshop richtet sich an Mitarbeiter in kommunalen Verwaltungen, insbesondere in Geschäftsstellen von kommunalen Gremien, Ratsbüros und IT-Abteilungen, die den Sitzungsdienst betreuen. Auch Mandatsträger, die sich über die Vorteile digitaler Lösungen informieren möchten, profitieren von diesem Angebot. Verwaltungsmitarbeiter, die ihre Prozesse effizienter und ressourcenschonender gestalten möchten, sind ebenfalls angesprochen.
Details zum Inhalt:
- Einführung in die Grundlagen der Digitalisierung des Sitzungsdienstes
- Übersicht über digitale Tools und Softwarelösungen
- Rechtliche Rahmenbedingungen der digitalen Sitzungsführung
- Dokumentenmanagement und digitales Sitzungsarchiv
- Praxisbeispiele für die erfolgreiche Umstellung auf digitale Prozesse
- Datenschutz und Datensicherheit im digitalen Sitzungsdienst
- Technische Voraussetzungen und IT-Integration
- Schulung der Nutzer und Unterstützung der Mandatsträger
Lernziele:
Die Teilnehmer erwerben praxisnahes Wissen darüber, wie der Sitzungsdienst effizient digitalisiert werden kann. Sie lernen, welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen werden müssen, um digitale Tools erfolgreich einzuführen. Ziel ist es, den gesamten Ablauf von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung von Sitzungen digital und papierlos zu gestalten, wodurch Zeit, Kosten und Ressourcen gespart werden.
Vorteile und Nutzen:
- Effizientere Sitzungsorganisation durch digitale Prozesse
- Zeitersparnis durch automatisierte Abläufe
- Kosteneinsparung durch Wegfall von Papier und Druckkosten
- Verbesserung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Vorgänge
- Rechtssicherheit bei der digitalen Führung von Sitzungsunterlagen
- Einfache Handhabung und höhere Zufriedenheit der Mandatsträger
- Umweltfreundliche und nachhaltige Verwaltungslösungen
Durch diesen Workshop gewinnen die Teilnehmer wertvolle Einblicke in die Digitalisierung des kommunalen Sitzungsdienstes und erhalten praxisorientierte Lösungen für eine erfolgreiche Umsetzung in ihrer Verwaltung.
