Digitale Unterschriften rechtssicher in der Praxis einsetzen

Digitale Unterschriften gewinnen in der öffentlichen Verwaltung zunehmend an Bedeutung. Sie ermöglichen es, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, Verwaltungsverfahren zu vereinfachen und papiergebundene Abläufe zu reduzieren. Doch nicht jede elektronische Unterschrift erfüllt dieselben rechtlichen Anforderungen. Insbesondere bei formgebundenen Erklärungen, Verwaltungsakten und elektronischen Dokumenten ist entscheidend, welche Signaturart eingesetzt werden darf und welche rechtlichen Wirkungen damit verbunden sind.

Das Seminar vermittelt die rechtlichen und praktischen Grundlagen für den rechtssicheren Einsatz elektronischer Signaturen in der öffentlichen Verwaltung. Im Mittelpunkt stehen die europäische eIDAS-Verordnung, die verschiedenen Arten elektronischer Signaturen sowie die Anforderungen des Bürgerlichen Gesetzbuches und des Verwaltungsverfahrensrechts. Die Teilnehmenden erfahren, wann eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur geeignet ist, welche Anforderungen an die elektronische Form bestehen und worauf bei der Einführung und Anwendung digitaler Unterschriftsverfahren zu achten ist.

Zielgruppe:

Das Seminar richtet sich an Mitarbeiter in Behörden, Kommunen und anderen öffentlichen Einrichtungen, die elektronische Signaturen einsetzen, digitale Verwaltungsverfahren gestalten oder für die rechtssichere Verarbeitung elektronischer Dokumente verantwortlich sind. Angesprochen sind insbesondere Beschäftigte aus der allgemeinen Verwaltung, Organisation, Digitalisierung, IT, Rechtsabteilungen und dem Dokumentenmanagement.

Details zum Inhalt:

• Grundlagen digitaler Unterschriften und elektronischer Signaturen
• Unterschiede zwischen handschriftlicher Unterschrift und elektronischer Signatur
• Rechtliche Grundlagen des elektronischen Signierens
• eIDAS-Verordnung und ihre Bedeutung für die öffentliche Verwaltung
• Weiterentwicklung des europäischen Rechtsrahmens durch die Verordnung (EU) 2024/1183
• Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen
• Unterschiede hinsichtlich Sicherheitsniveau, Anforderungen und Rechtswirkung
• Qualifizierte Vertrauensdienste und Vertrauensdiensteanbieter
• Elektronische Zertifikate und deren Bedeutung für die Signaturprüfung
• Elektronische Form und Schriftformerfordernisse nach dem BGB
• Unterschiede zwischen Schriftform, elektronischer Form und Textform
• Elektronische Kommunikation und Formersetzung im Verwaltungsverfahren
• Elektronische Verwaltungsakte und Anforderungen an deren Erlass
• Rechtliche Anforderungen an elektronische Dokumente
• Beweiswert elektronisch signierter Dokumente
• Prüfung der Gültigkeit und Integrität elektronischer Signaturen
• Umgang mit elektronisch signierten Dokumenten im Verwaltungsalltag
• Einsatzmöglichkeiten elektronischer Signaturen in digitalen Verwaltungsprozessen
• Einbindung elektronischer Signaturen in Dokumentenmanagement und elektronische Aktenführung
• Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit
• Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz elektronischer Dokumente
• Typische Fehlerquellen beim Einsatz elektronischer Signaturen
• Auswahl geeigneter Signaturverfahren für unterschiedliche Anwendungsfälle
• Rechtssichere Gestaltung elektronischer Unterschriftsprozesse
• Praxisbezogene Einordnung typischer Fragestellungen aus der öffentlichen Verwaltung

Lernziele:

Die Teilnehmenden kennen die wesentlichen rechtlichen Grundlagen elektronischer Signaturen und können die unterschiedlichen Signaturarten hinsichtlich ihrer Anforderungen und Rechtswirkungen unterscheiden. Sie verstehen, wann eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich sein kann und welche gesetzlichen Formvorschriften beim Einsatz digitaler Unterschriften zu beachten sind. Darüber hinaus können sie typische Anwendungsfälle in der öffentlichen Verwaltung besser beurteilen, die rechtlichen Anforderungen an elektronische Dokumente einordnen und geeignete Signaturverfahren für ihre Verwaltungsprozesse auswählen.

Vorteile und Nutzen:

• Mehr Rechtssicherheit beim Einsatz digitaler Unterschriften
• Klares Verständnis der verschiedenen elektronischen Signaturarten
• Sichere Unterscheidung zwischen Schriftform, Textform und elektronischer Form
• Besseres Verständnis der europäischen eIDAS-Vorgaben
• Mehr Sicherheit bei elektronischen Verwaltungsverfahren
• Kenntnis der rechtlichen Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen
• Besseres Verständnis des Beweiswerts elektronischer Dokumente
• Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Signaturverfahren
• Vermeidung typischer Fehler bei elektronischen Unterschriftsprozessen
• Berücksichtigung wichtiger Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen
• Unterstützung bei der Digitalisierung papiergebundener Verwaltungsabläufe

Gesetzliche Grundlagen und Abkürzungen

Im Seminar werden verschiedene Gesetze und rechtliche Grundlagen behandelt. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der im Seminar verwendeten gesetzlichen Grundlagen und Abkürzungen.

• eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 – Europäische Regelungen zur elektronischen Identifizierung und zu Vertrauensdiensten für elektronische Transaktionen
• Verordnung (EU) 2024/1183 – Änderung der eIDAS-Verordnung zur Schaffung des europäischen Rahmens für die digitale Identität
• BGB § 126 – Gesetzliche Schriftform
• BGB § 126a – Elektronische Form
• BGB § 126b – Textform
• BGB § 127 – Vereinbarte Form
• VwVfG § 3a – Elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren
• VwVfG § 37 – Bestimmtheit und Form des Verwaltungsaktes
• VDG – Vertrauensdienstegesetz
• OZG §§ 9 und 9a – Onlinezugangsgesetz, Regelungen zur elektronischen Abwicklung von Verwaltungsleistungen und zur Bekanntgabe elektronischer Verwaltungsakte
• ZPO § 371a – Beweiskraft elektronischer Dokumente
• DSGVO Art. 5 – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten
• DSGVO Art. 6 – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten
• DSGVO Art. 32 – Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten
• Landesverwaltungsverfahrensgesetze – Ergänzende landesrechtliche Regelungen zur elektronischen Kommunikation und zum Verwaltungsverfahren